A.    À propos de cette déclaration de confidentialité

C’est dans nos gènes : aux éditions Pelckmans, nous voulons Innover. Inspirer. Toucher. Penser plus loin. Au travers de notre technologie, de nos services et d’une large gamme de produits, dont des méthodes d’apprentissage numériques et des systèmes d’administration scolaire, nous voulons créer une expérience personnelle pour nos utilisateurs. Les éditions Pelckmans attachent une importance particulière à la protection des données à caractère personnel dont nous avons besoin à cet effet. Nous tenons à traiter vos données à caractère personnel de manière légale, correcte et transparente, dans le respect du règlement général sur la protection des données (RGPD). Dans la présente déclaration de confidentialité, nous vous expliquons, entre autres :

  1. Qui nous sommes
  2. Notre rôle dans le cadre du traitement des données à caractère personnel
  3.  Les données à caractère personnel que nous collectons et traitons, nos motivations et les délais de conservation
  4. Vos droits et la manière dont vous pouvez les exercer
  5. Les personnes de contact en cas de questions concernant la présente déclaration de confidentialité
  6. Les tiers avec lesquels nous partageons certaines données et nos motivations

 

B.     Qui sommes-nous ?

Les éditions Pelckmans sont une maison d’édition établie à 2920 Kalmthout, Brasschaatsteenweg 308, et inscrite sous le numéro d’entreprise 0444.548.723. Les marques et sites web suivants appartiennent également aux éditions Pelckmans (désignées ci-après par les termes « éditions Pelckmans », « nous », « notre » ou « nos ») :

Sites web

 

Marques

  • Pelckmans Distributie

 

C.     Les éditions Pelckmans en tant que sous-traitant

Divers établissements d’enseignement utilisent nos méthodes d’apprentissage numériques, comme notre plateforme d’apprentissage numérique « P » (https://p.pelckmans.be), pour réaliser leur mission pédagogique. Cette plateforme permet par exemple aux élèves de faire des exercices en ligne et à leur enseignant de suivre leurs progrès et d’entrer en contact avec eux.

Le 22 mai 2018, les éditions Pelckmans ont signé les accords sectoriels qui visent à établir des conventions claires entre le secteur et les établissements d’enseignement en ce qui concerne le respect de la vie privée de toutes les parties concernées lors de leurs contacts avec des méthodes d’apprentissage numériques et des systèmes de suivi. (plus d’informations sur www.privacyinonderwijs.be)

Dans ce cadre, il a été convenu que les éditions Pelckmans traitent les données à caractère personnel en tant que « sous-traitant » pour le compte de l’établissement d’enseignement, qui doit être considéré comme « responsable du traitement » dans ce contexte.

Les engagements et les responsabilités des éditions Pelckmans en tant que sous-traitant et des établissements d’enseignement en tant que responsables du traitement ont été consignés dans un contrat de sous-traitance contraignant, conformément à l’article 28, paragraphe 3 du RGPD, qui résulte d’une déclaration d’intention préalable entre les différentes parties.

Le contrat de sous-traitance inclut les finalités pour lesquelles les établissements d’enseignement nous utilisent pour traiter des données à caractère personnel, comme l’accompagnement et l’administration des élèves et la fourniture des méthodes d’apprentissage numériques.

Les différents établissements d’enseignement et écoles responsables de ces données fourniront toutes les informations possibles sur ce traitement aux élèves et à leurs parents, avec l’aide des enseignants et des éditions Pelckmans.

Il va de soi que nous n’utiliserons pas les données que nous traitons pour le compte et sur instruction des établissements d’enseignement dans le cadre du contrat de sous-traitance pour nos propres besoins, tels que le marketing direct auprès des élèves et des enseignants, par exemple.

 

D.     Les éditions Pelckmans en tant que responsable du traitement

Dans certains cas, les éditions Pelckmans déterminent elles-mêmes les finalités et choisissent les moyens de traiter les données à caractère personnel, agissant donc en tant que responsable du traitement de ces données. Cela inclut les situations où vous créez un compte pour utiliser nos boutiques en ligne, où vous nous contactez par un autre biais pour commander nos produits ou services, ou encore les situations où nous pensons qu’un produit ou service pourrait vous intéresser. Il en va de même lorsque vous vous abonnez à l’une de nos newsletters  ou lorsque, en tant que client ou enseignant, vous complétez un formulaire d’inscription en ligne ou lors d’une manifestation.

Vous êtes auteur ? Dans ce cas, nous devons bien sûr entretenir des contacts et prendre des accords.

La suite de la présente déclaration de confidentialité concerne la relation entre nous en tant que responsable du traitement et vous en tant que personne concernée dont nous traitons les données.

               a.      Les éditions Pelckmans ont plusieurs raisons de traiter certaines données à caractère personnel
                        i.      Les éditions Pelckmans doivent pouvoir décider s’il est possible de conclure le contrat relatif au produit ou au service

Avant de conclure un contrat, il est possible que certaines données doivent être traitées pour traiter la demande et l’analyser correctement. Citons par exemple les données permettant de vous identifier, telles que votre âge afin de déterminer si nous pouvons conclure un contrat avec vous.

 

                        ii.      Les éditions Pelckmans doivent pouvoir exécuter correctement un contrat

Lorsque vous achetez nos produits ou services, nous devons naturellement pouvoir assurer un suivi administratif et comptable adéquat. Nous vous demandons par conséquent des données pour vous identifier, vous fournir des produits ou services, vous envoyer une facture et traiter votre paiement. Il peut aussi arriver que nous devions vous donner des explications sur nos produits ou résoudre des problèmes.

Parmi les données que nous demandons figurent, par exemple, votre nom, votre date de naissance, votre code postal, votre numéro de téléphone, l’historique de vos transactions, le type de carte de crédit et les données de votre carte de crédit.

Si vous achetez des livres ou des produits pour le compte d’une école, nous avons également besoin des coordonnées de l’école et nous vous demandons de nous indiquer quelles matières vous y enseignez. Ces données nous servent par exemple à déterminer si vous ou votre école pouvez bénéficier d’un programme de réduction. 

En résumé, nous devons disposer des données suivantes à votre sujet pour traiter vos commandes et vous proposer des réductions : 

  • Prénom
  • Nom
  • Adresse e-mail
  • Date de naissance
  • Pays
  • Téléphone
  • Adresse (éventuellement adresse de livraison supplémentaire)
  • Données de paiement 
  • Établissement d’enseignement
  • Matière
  • Fonction

 

                        iii.      Les éditions Pelckmans ont un intérêt légitime à traiter certaines données

Outre les finalités énoncées plus haut, les éditions Pelckmans ont encore d’autres intérêts légitimes sur lesquels se fonde le traitement des données à caractère personnel. À cet égard, les éditions Pelckmans sont très attentives à l’impact sur votre vie privée et veillent toujours à maintenir l’équilibre entre leurs intérêts légitimes et cet impact éventuel. Si vous avez malgré tout des réclamations à l’encontre de ce traitement, vous pouvez exercer votre droit d’opposition.

Les situations suivantes sont concernées :

1. Les données personnelles peuvent être utilisées comme preuve à l’appui d’un litige au sujet d’un contrat. Nous avons donc un intérêt à leur conservation.

2. Les éditions Pelckmans peuvent utiliser des données à caractère personnel pour réaliser des études, des modèles de marketing et d’autres modèles et statistiques, tout en veillant à les dissocier le plus rapidement possible des personnes. Le regroupement des données de différentes marques et sociétés des éditions Pelckmans afin de développer des modèles analytiques permet d’obtenir des informations basées sur les données qui aident les éditions Pelckmans à faire des choix stratégiques en matière d’analyse des clients, des fraudes, des processus, des risques, etc. Les éditions Pelckmans regroupent vos données jusqu’à un niveau où elles ne constituent plus des données à caractère personnel.

3. Les éditions Pelckmans utilisent également des outils pour connaître les comportements de navigation et de clic sur leurs sites web, notamment par le biais de cookies. Cela vous évite de devoir compléter une deuxième fois un même formulaire en ligne, vous permet de clôturer une commande incomplète et vous fait profiter d’une expérience optimale de nos sites web. Les éditions Pelckmans utilisent également un outil (Datatrics) afin de collecter des données en vue d’améliorer la pertinence des contenus. Cet outil place des cookies pour suivre les utilisateurs durant différentes visites et reconstituer le parcours du client. Si le pixel Facebook Ads et/ou le pixel Google Adwords/DoubleClick sont présents sur la page, Datatrics envoie un certain nombre de valeurs (le segment auquel appartient l’utilisateur, la phase d’achat et le parcours du client) à ce pixel. Il s’agit ici d’un push vers le pixel présent mais Datatrics ne stocke aucun cookie ou autre donnée de tiers. Pour consulter, modifier, déplacer ou supprimer les données que nous collectons, nous vous renvoyons à notre interface en matière de confidentialité :

Notre politique complète en matière de cookies peut être consultée sur www.editionspelckmans.be/cookies.

4. Les éditions Pelckmans peuvent faire du marketing direct pour vous tenir informé ou vous faire des offres de produits ou de services susceptibles de vous intéresser, par exemple sur la base de services ou de produits que vous avez déjà achetés chez nous, d’une action à laquelle vous avez participé ou d’autres informations telles que l’école où vous travaillez et les matières que vous y enseignez. Elles souhaitent également vous informer des événements organisés par elles ou par des tiers et qui pourraient vous intéresser.  Les éditions Pelckmans communiqueront principalement ces informations par e-mail, par courrier ou lors des événements. Nous avons également mis en place des outils qui vous permettent de choisir les e-mails que vous souhaitez ou non recevoir. C’est vous qui décidez.

Avant de vous envoyer une éventuelle publicité très personnalisée, basée sur une combinaison de données à caractère personnel collectées sur vous, les éditions Pelckmans vous demanderont votre consentement explicite. Vous pouvez retirer ce consentement aussi facilement que vous l’avez accordé.

Si vous ne voulez recevoir aucune publicité, vous pouvez refuser toute forme de marketing direct, par exemple en vous désabonnant à nos newsletters.

                        iv.      Les éditions Pelckmans doivent respecter leurs obligations légales

Nous devons parfois utiliser certaines données pour respecter nos obligations en tant qu’entreprise et qu’éditeur.

E.     Vos droits sont garantis

Les éditions Pelckmans veillent à ce que vous gardiez le contrôle de vos données et puissiez exercer vos droits à tout moment.

Vous pouvez par exemple nous demander de consulter vos données. Nous vous en fournirons alors un aperçu le plus complet possible. Vous pouvez demander de corriger ou compléter vos données. Vous pouvez également demander que la totalité ou une partie de vos données soient effacées de nos fichiers si vous estimez qu’elles ne sont pas correctement gérées ou traitées. Si vous n’êtes pas d’accord avec le traitement en vertu de l’intérêt légitime, vous pouvez vous y opposer, sauf si nous avons des raisons impérieuses de ne pas donner suite à une telle demande, par exemple si nous devons nous conformer à une obligation légale ou conserver des données dans le cadre d’un litige. Dans certaines circonstances, vous pouvez aussi nous demander de transférer vos données à vous-même ou à un tiers.

Si vous voulez exercer vos droits ou avez une question ou une plainte à ce sujet, vous pouvez envoyer un message à : privacy@editionspelckmans.be

Nous vous demanderons dans ce cas quelques informations, comme votre carte d’identité, afin que nous puissions être sûrs que personne d’autre n’essaie d’exercer vos droits.

Si vous n’êtes pas d’accord avec la façon dont nous traitons votre demande, vous pouvez contacter l’autorité de protection des données (http://www.privacycommission.be). Vous pouvez aussi y déposer une plainte le cas échéant.

 

F.     Pendant combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous ne conserverons les données que le temps nécessaire pour vous fournir les services et produits des éditions Pelckmans et pour les finalités légitimes et commerciales énoncées plus haut.

Bien entendu, nous devons également tenir compte des délais de conservation légaux et conserver certaines données pour le règlement des litiges. En effet, les actions en justice peuvent être intentées jusqu’à 10 ans après l’expiration d’un contrat.

Les éditions Pelckmans évaluent par exemple avec qui elles ont encore une relation active justifiant la conservation des données à caractère personnel. En l’absence de relation active, nous effaçons les données de notre base de données.

Nous utilisons les données personnelles des nouveaux clients potentiels durant une période de 5 ans sauf s’il y a eu un contact avec le prospect entre-temps. Un nouveau délai de 5 ans prend alors cours. Le prospect a la possibilité de demander à tout moment de supprimer ses données.

 

G.    Les éditions Pelckmans protègent vos données et ne les transmettent pas à n’importe qui

  1. Les éditions Pelckmans veillent à ce que vos données puissent seulement être vues par les personnes qui en ont besoin pour accomplir leurs tâches, par exemple pour communiquer avec vous au sujet de l’exécution et du déroulement de nos services.
  2. Les éditions Pelckmans ne vendent ni ne louent pas vos données à des tiers.
  3. Les éditions Pelckmans prennent des mesures techniques et organisationnelles internes pour éviter que les données à caractère personnel soient divulguées à des tiers, soient traitées par des personnes non habilitées à le faire ou soient modifiées ou supprimées accidentellement. Nos locaux, nos serveurs, le réseau, les transferts et les données sont rigoureusement surveillés. Nous contrôlons régulièrement si ce niveau de protection est optimal.
  4. Nous imposons des conditions strictes à nos sous-traitants afin de garantir un niveau de protection maximal de leurs applications.
  5. Nos collaborateurs sont soumis à des obligations de confidentialité strictes. Ils sont formés aux principes et à l’application des règles de confidentialité et doivent respecter la politique de confidentialité interne applicable à tous dans le cadre de leur travail.

 

H.    Quelles parties peuvent recevoir vos données ?

1. Prestataires de services

Les éditions Pelckmans font appel à des entreprises qui traitent des données à caractère personnel pour leur compte. Les éditions Pelckmans ont conclu des accords contraignants avec ces sous-traitants en vue d’assurer un traitement légal, transparent et sûr de ces données. Les traitements effectués par ces sous-traitants concernent des fonctions de support telles que :

  • La gestion des clients
  • Le support marketing, l’automatisation du marketing et les études de marché
  • La gestion financière, la facturation, les paiements, etc.
  • La gestion du personnel
  • La gestion informatique
  • La fourniture d’applications de suivi du comportement des utilisateurs sur nos sites web
  • Les programmes de publipostage pour le mailing direct
  • Les services postaux et de transport

2. Partenaires

Nous partageons parfois des données avec des partenaires dans le cadre de collaborations spécifiques. Les éditions Pelckmans collaborent ainsi avec l’asbl Tenz (Hubert Frère Orbanlaan 48, 9000 Gand) pour organiser des formations à l’attention des enseignants, des directions et des prestataires de soins. Nous transmettons des données telles que votre nom, votre adresse, votre adresse e-mail et votre profession (école, matière, fonction) à l’asbl Tenz afin que ce prestataire puisse vous proposer des programmes de formation susceptibles de vous intéresser. Nos partenaires peuvent uniquement utiliser ces données aux fins prévues et seulement pendant la durée nécessaire dans le cadre de la collaboration.

 3. Pouvoirs publics et autorités

Nous transmettons vos données aux pouvoirs publics et aux autorités si nous y sommes légalement obligés.

 

I.     Modifications de la présente déclaration de confidentialité

Les éditions Pelckmans peuvent modifier la présente déclaration de confidentialité. La version la plus récente est disponible à tout moment sur editionspelckmans.be/privacy .  Les éditions Pelckmans vous informeront de toute modification de fond importante sur leur site web ou par le biais des autres canaux de communication habituels. Si vous avez des questions précises concernant la confidentialité de vos données, vous pouvez envoyer un message à privacy@editionspelckmans.be.


 

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